Văn phòng đại diện mang tính chất của một đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp được thành lập với chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Mỗi doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nhiều địa điểm khác nhau tuy nhiên cần lưu ý một số vấn đề cơ bản để đảm bảo cho quá trình thành lập.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành thì để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ này được quy định chi tiết tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP bao gồm:
– Mã số doanh nghiệp
– Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
– Tên văn phòng đại diện dự định thành lập
– Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
– Thông tin đăng ký thuế
– Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện
– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện
– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Địa điểm đặt văn phòng đại diện
Khoản 1 Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014 cho phép doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Đặt tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện là một trong những yếu tố cần lưu tâm vì trong hồ sơ đăng ký đây là một trong những thông tin bắt buộc phải thể hiện. Việc đặt tên này là quyền của doanh nghiệp tuy nhiên cần dựa trên cơ sở các nguyên tắc của Điều 41 Luật này, theo đó:
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, tên được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Lưu ý đây chỉ là những vấn đề cơ bản cần chú trọng khi thành lập văn phòng đại diện vì sẽ còn có rất nhiều khía cạnh khác cần quan tâm. Vì thế để chắc chắn hơn, bạn hãy liên hệ với Phan Law Vietnam để được tư vấn cụ thể hơn.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 1900.599.995 – 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
