Những điều cần biết trước khi thành lập văn phòng đại diện

Để mở rộng mạng lưới kinh doanh cũng như kịp thời nắm bắt tình hình thị trường mà các doanh nghiệp sẽ có xu hướng thành lập văn phòng đại diện ở các tỉnh, thành phố mà họ muốn mở rộng kinh doanh. Mặc dù văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh như một chi nhánh cũng như không được ký kết các hợp đồng kinh tế mà chỉ được phép ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện và quyền thành lập văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 định nghĩa văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện ở cả trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Đối với trường hợp mở văn phòng đại diện ở trong nước thì doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện mới để được cấp phép hoạt động.

Hồ sơ đăng ký hoạt động

Văn phòng đại diện mới muốn được hoạt động chính thức thì cần thực hiện đăng ký hoạt động bằng cách gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Thông báo này bao gồm:

– Mã số doanh nghiệp

– Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

– Tên văn phòng đại diện dự định thành lập

– Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

– Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

– Thông tin đăng ký thuế

– Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện ở nước ngoài

Ngoại trừ việc hình thành các văn phòng đại diện ở trong nước thì số lượng các văn phòng đại diện được hình thành ở nước ngoài cũng chiếm một tỉ lệ khá cao. Khác với thành lập trong nước, việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về việc thành lập văn phòng đại diện cho một công ty cụ thể. Bạn có thể liên hệ về Phan Law Vietnam để được hướng dẫn một cách chính xác nhất.

PHAN LAW VIETNAM

Hotline: 1900.599.995 – 0794.80.8888

Email: info@phan.vn