Giống như chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng xét về chức năng thì gần như hoàn toàn khác biệt. Bản chất của đơn vị này chính là giữ nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Cũng vì vậy mà hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường thông qua hình thức thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên vì có liên quan trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp nên muốn áp dụng cách thức này, doanh nghiệp đó cần đáp ứng các điều kiện thành lập văn phòng đại diện.
>> Tìm hiểu thêm về thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Đăng ký doanh nghiệp là gì? Thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 1 Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014 thì tất cả các doanh nghiệp đều có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Những doanh nghiệp được xem là đáp ứng được điều kiện thành lập văn phòng đại diện là những doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và cần thiết có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp được công nhận là có quyền thành lập loại hình đơn vị này.
Tên văn phòng đại diện
Điều 41 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về cách thức đặt tên cho một văn phòng đại diện được dự kiến thành lập. Theo đó tên văn phòng cần đáp ứng các điều kiện sau:
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Điều kiện về chức năng hoạt động
Trên cơ sở định nghĩa thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Do vậy, văn phòng đại diện không được tiến hành sản xuất, kinh doanh tại văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập
Để văn phòng đại diện được chính thức hình thành và hoạt động hợp pháp thì theo quy định tại Điều 46 Luật này doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo lập văn phòng đại diện
– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thủ tục thông báo này được xem như điều kiện thành lập văn phòng đại diện tiên quyết và cần thiết phải được đáp ứng.
Nếu bạn có vướng mắc hoặc muốn yêu cầu được tư vấn chi tiết về vấn đề điều kiện thành lập văn phòng đại diện nêu trên, bạn c thể liên hệ với Phan Law Vietnam theo thông tin dưới đây.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 1900.599.995 – 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
