Thành lập công ty là dấu mốc quan trọng trong hành trình khởi nghiệp, giúp cá nhân hoặc tổ chức chính thức bước vào thị trường với tư cách pháp nhân. Tuy nhiên, nhiều nhà sáng lập vẫn gặp khó khăn khi tiếp cận thủ tục pháp lý do chưa nắm rõ quy định. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký thành lập công ty, bám sát luật doanh nghiệp hiện hành và các văn bản liên quan.
Điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp
Để được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức/cá nhân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Xác định loại hình doanh nghiệp
Trước tiên, bạn cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Theo quy định hiện hành, các loại hình phổ biến gồm: Công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh. Việc xác định đúng loại hình ngay từ đầu giúp tránh việc thay đổi, điều chỉnh sau này, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đặt tên doanh nghiệp
Quy định về tên doanh nghiệp hiện nay tuân thủ Nghị định 168/2025/NĐ-CP
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của bất kỳ doanh nghiệp nào đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Tng đó, trừ trường hợp những doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản.
- Không được sử dụng tên vi phạm Luật Chứng khoán, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Các tổ chức tín dụng hoặc các luật chuyên ngành khác.
- Không được dùng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ để làm tên riêng nếu chưa có sự chấp thuận của chủ sở hữu.
Theo quy định mới, quyết định chấp thuận hoặc từ chối tên doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là kết luận cuối cùng và có giá trị pháp lý bắt buộc thực hiện.
Địa chỉ trụ sở chính
Doanh nghiệp phải có địa chỉ trụ sở cụ thể, rõ ràng. Một địa chỉ có thể được nhiều công ty đăng ký, tuy nhiên nếu trụ sở đặt tại chung cư hoặc căn hộ thì phải chứng minh phần diện tích được phép sử dụng làm văn phòng, kèm theo hợp đồng thuê hợp pháp.
Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với Cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Ngành, nghề kinh doanh
Khi đăng ký, doanh nghiệp cần xác định rõ mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Nên đăng ký đầy đủ các ngành nghề dự kiến hoạt động để tránh phát sinh thủ tục bổ sung sau này. Khi đăng ký hoặc thay đổi, doanh nghiệp phải lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Một số ngành nghề có điều kiện sẽ phải đáp ứng vốn pháp định hoặc giấy phép con theo quy định. Trong các trường hợp đặc biệt như:
- Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, sẽ ghi theo quy định của văn bản pháp luật chuyên ngành.
- Đối với ngành, nghề không có trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam nhưng quy định tại văn bản pháp luật khác, sẽ ghi theo văn bản đó.
- Đối với ngành, nghề không có trong Hệ thống và chưa được quy định tại văn bản khác, Cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn ghi nhận nếu không thuộc ngành, nghề cấm và thông báo cho Bộ Tài chính.
- Nếu muốn chi tiết hơn cấp bốn, có thể ghi chi tiết nhưng phải đảm bảo phù hợp với ngành cấp bốn đã chọn
Vốn điều lệ
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu (trừ ngành nghề yêu cầu vốn pháp định) và không yêu cầu chứng minh vốn. Tuy nhiên, vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến mức lệ phí môn bài và uy tín với đối tác. Mức vốn cao thường thể hiện năng lực tài chính và cam kết của doanh nghiệp.
Ví dụ: Công ty đầu tư chứng khoán phải có vốn pháp định tối thiểu 50 tỷ đồng.
Lưu ý:
- Khi tăng vốn điều lệ, cần giấy tờ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần đã được thanh toán tương ứng với phần vốn điều lệ đăng ký tăng.
- Khi giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn và có thể yêu cầu báo cáo tài chính gần nhất (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên)
Người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Người này có quyền ký kết hợp đồng, thực hiện thủ tục hành chính và thường giữ chức vụ như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn người đại diện không giữ chức danh quản lý, miễn bảo đảm đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo luật định.
Ngoài ra, nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung thủ tục chi tiết khi thay đổi, bao gồm xử lý các tình huống đặc biệt (vắng mặt, mất năng lực, tử vong…).
Thủ tục đăng ký thành lập công ty
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký thành lập công ty bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và thực hiện các công việc sau khi thành lập. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ như:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Mẫu theo quy định của pháp luật.
- Điều lệ công ty: Quy định về tổ chức và hoạt động của công ty.
- Danh sách thành viên/cổ đông: Ghi rõ thông tin về các thành viên/cổ đông.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên/cổ đông: Ví dụ như CMND/CCCD/Hộ chiếu, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu là tổ chức).
- Văn bản ủy quyền: Nếu có người được ủy quyền nộp hồ sơ.
- Các giấy tờ khác: Tùy thuộc vào loại hình công ty và quy định cụ thể (ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có vốn đầu tư nước ngoài).
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức để nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Gửi qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử. Hồ sơ điện tử được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.
Lưu ý: Tài khoản đăng ký kinh doanh đang sử dụng hiện nay vẫn được chấp nhận cho đến hết ngày 31/12/2025.
Về giấy tờ cá nhân:
- Trường hợp người nộp hồ sơ kê khai số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ không phải nộp bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
- Khi nộp hồ sơ giấy, chỉ cần xuất trình căn cước công dân để đối chiếu.
- Nếu không có số định danh cá nhân hoặc hệ thống kết nối dữ liệu bị gián đoạn, thì phải nộp bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân thay thế hợp lệ.
Về giấy ủy quyền:
- Nếu ủy quyền cho cá nhân, văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng, chứng thực.
- Nếu ủy quyền cho tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là đơn vị bưu chính công ích), cần chuẩn bị hợp đồng ủy quyền kèm theo giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ để chứng minh thẩm quyền thực hiện.
Dịch vụ hỗ trợ đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp tại Phan Law Vietnam
Phan Law Vietnam mang đến dịch vụ hỗ trợ đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp chuyên nghiệp, giúp bạn hoàn tất thủ tục pháp lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chuẩn xác, tuân thủ Luật Doanh nghiệp và các quy định liên quan, hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Mọi thông tin và tài liệu khách hàng cung cấp đều được Phan Law Vietnam bảo mật tuyệt đối theo nguyên tắc nghề nghiệp. Chúng tôi đặt uy tín và sự hài lòng của khách hàng làm tiêu chí hàng đầu, cam kết bàn giao kết quả đúng thời hạn với chất lượng dịch vụ vượt mong đợi.
Nếu bạn đang muốn thành lập công ty một cách nhanh – gọn – đúng luật, hãy để Phan Law Vietnam hỗ trợ. Chỉ cần bạn đưa các thông tin, tài liệu cần thiết, phần còn lại hãy để chúng tôi giúp bạn thực hiện những bước đầu trong các thủ tục hồ sơ pháp lý!
Trên đây là phần phản hồi pháp lý của Phan Law Vietnam xin được thông tin đến Quý Khách hàng. Nếu còn vướng mắc hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý Khách hàng vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được giải đáp.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư
