Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Với tiềm năng phát triển và nguồn nhân lực giàu tài năng, các nhà đầu tư đang chuyển hướng lựa chọn thị trường Việt Nam để đầu tư. Một trong các hình thức để tìm hiểu thị trường Việt Nam là thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Vậy hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài gồm những gì? Phan Law sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên bằng bài viết sau đây.

>> Tìm hiểu các quy định hiện hành về đăng ký đầu tư: Thủ tục đăng ký đầu tư dành cho các dự án nào?

Văn phòng đại diện nước ngoài là gì?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (gọi tắt là văn phòng đại diện nước ngoài) là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài thì thương nhân nước ngoài phải đáp ứng một số điều kiện như (Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP):

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn, công ty nước ngoài có quyền gia hạn giấy phép trên.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Để mở văn phòng đại diện nước ngoài thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài gồm các loại giấy tờ sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Chuẩn bị xong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nếu văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp sẽ Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. 

Như vậy, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài sẽ đòi hỏi nhiều loại giấy tờ hơn việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân trong nước. Đồng thời, các công ty nước ngoài khi vào Việt Nam thường không hiểu hết các quy định của pháp luật Việt Nam. Để tránh các trường hợp sai sót thì bạn có thể liên hệ trực tiếp các luật sư của Phan Law để được tư vấn cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin sau:

PHAN LAW VIETNAM
Hotline:  1900.599.995 – 0794.80.8888
Email:     info@phan.vn