Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Mặc dù là một quyền đặc trưng nhưng doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện vẫn phải tuân thủ theo một quy chế cơ bản. Tức doanh nghiệp phải gửi thông báo cũng như hồ sơ đăng ký thành lập đến cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu xác nhận. Điều tất nhiên là hồ sơ đó sẽ phải được chuẩn bị đầy đủ theo những quy định của pháp luật hiện hành.
Quy định chung về thành lập văn phòng đại diện
Quyền thành lập văn phòng đại diện của một doanh nghiệp được cụ thể hóa tại khoản 1 Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014. Theo đó doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và kể cả ở nước ngoài. Mỗi doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Khi thành lập mà nhất là thành lập nên văn phòng ở trong nước thì doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Lúc đó cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu từ chối thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Bên cạnh đó cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký hoạt động hay thành lập văn phòng đại diện vốn là một thông báo được gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện với nội dung theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP) bao gồm:
– Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
– Tên văn phòng đại diện dự định thành lập
– Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện
– Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
– Thông tin đăng ký thuế
– Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện
– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Kèm theo thông báo còn cần phải có:
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập
– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Để biết cách có được một bộ hồ sơ hoàn thiện cho yêu cầu thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp hãy liên hệ về với Phan Law Vietnam để được cung cấp và hỗ trợ nhanh chóng.
PHAN LAW VIETNAM
Địa chỉ: 179 Lý Chính Thắng, P. 7, Q. 3, TP HCM
70 Ngô Quyền, P. Hàng Bài, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội
Email: info@phan.vn
Website: phan.vn
Hotline: 1900. 599. 995
Dịch vụ thành lập công ty ở TPHCM