Doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh để mở rộng quy mô, tối ưu chi phí hoặc phù hợp với chiến lược phát triển. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng, yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và lưu ý khi thực hiện.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh là bắt buộc khi doanh nghiệp di chuyển trụ sở chính sang một địa điểm khác. Điều này bao gồm cả việc chuyển địa chỉ trong cùng một quận/huyện, khác quận/huyện trong cùng tỉnh/thành phố hoặc di chuyển sang tỉnh/thành phố khác.
Về hồ sơ thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, theo khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu tại Thông tư 68/2025/TT-BTC;
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính thì chỉ cần nộp Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà không cần bản sao hoặc bản chính nghị quyết trên.
Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Quy trình thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh có thể khác nhau đôi chút tùy thuộc vào việc doanh nghiệp chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh/thành phố hay khác tỉnh/thành phố.
- Bước 1: Thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Nếu không làm thay đổi Cơ quan thuế quản lý thì không cần làm bước này.
- Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ: Thành phần hồ sơ được quy định tại khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
- Bước 3: Nộp Hồ sơ: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp qua mạng điện tử (Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).
- Bước 4: Xét duyệt hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
- Bước 5: Nhận kết quả: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Lưu ý, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.
Sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần thông báo về địa chỉ mới cho ngân hàng, đối tác, khách hàng và các cơ quan nhà nước khác (bảo hiểm xã hội, sở ban ngành liên quan đến ngành nghề kinh doanh), đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên hệ, bao gồm địa chỉ trên biển hiệu, website, danh thiếp, tài liệu quảng cáo đều được cập nhật chính xác.
Việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh là một thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp có nhu cầu dịch chuyển. Nắm vững các quy định và thực hiện đúng trình tự sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp và ổn định, sẵn sàng cho những cơ hội phát triển mới.
Trên đây là phần phản hồi pháp lý của Phan Law Vietnam về vấn đề “Các bước thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh theo quy định mới nhất” xin được thông tin đến Quý Khách hàng. Nếu còn vướng mắc hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý Khách hàng vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được giải đáp.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư
