Trong bối cảnh chuyển đổi số và truy xuất nguồn gốc hàng hóa đang trở thành tiêu chuẩn bắt buộc, việc đăng ký mã vạch sản phẩm là thủ tục không thể thiếu đối với doanh nghiệp sản xuất, phân phối. Vậy quy trình thực hiện ra sao? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì? Tham khảo ngay bài viết dưới đây để có thêm thông tin chi tiết!
Mã vạch sản phẩm là gì?
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, mã vạch sản phẩm không chỉ là một công cụ kỹ thuật mà còn là yếu tố pháp lý quan trọng, góp phần đảm bảo truy xuất nguồn gốc hàng hóa, kiểm soát chất lượng, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
“Chuỗi ký hiệu gồm các vạch thẳng song song và khoảng trắng xen kẽ (đối với mã vạch) hoặc dãy ký tự (đối với mã số) được in trên bao bì sản phẩm, hàng hóa nhằm mục đích nhận diện và thu thập dữ liệu bằng thiết bị đọc chuyên dụng.”
Nói cách khác, mã vạch sản phẩm là một phương thức biểu diễn dữ liệu dưới dạng hình ảnh (thường là các vạch đen trắng song song) giúp máy quét và hệ thống phần mềm đọc – nhận diện được thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
Mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ dàng (quản lý tồn kho, bán hàng, vận chuyển, kiểm soát chuỗi cung ứng…), mà còn là chứng cứ truy xuất nguồn gốc hàng hóa – một yêu cầu ngày càng phổ biến trong kiểm tra chất lượng, kiểm soát thị trường, xuất – nhập khẩu và đăng ký thương mại điện tử.
Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 sửa đổi bổ sung 2025, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh được tự nguyện áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật về mã số, mã vạch. Tuy nhiên, khi đã đăng ký, tổ chức phải tuân thủ nghiêm túc quy định sử dụng và bị xử lý nếu sử dụng sai mục đích hoặc sai quy cách theo quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Tại Việt Nam, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ và là cơ quan có thẩm quyền cấp và quản lý mã số, mã vạch quốc gia (GS1 Việt Nam). Doanh nghiệp muốn sử dụng mã vạch cho sản phẩm của mình cần tiến hành thủ tục đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại cơ quan này.
Việc đăng ký mã số mã vạch là tự nguyện nhưng mang tính bắt buộc trong thực tế thương mại, đặc biệt khi doanh nghiệp đưa hàng vào hệ thống phân phối lớn, siêu thị, xuất khẩu hoặc sàn TMĐT như Tiki, Shopee, Lazada… Bởi lẽ, đa số đơn vị bán lẻ hiện nay yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch để chuẩn hóa quy trình quản lý kho và bán hàng.
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm mới nhất 2025
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý sản phẩm, mà còn đáp ứng yêu cầu pháp lý khi tham gia hệ thống phân phối, sàn thương mại điện tử và thị trường xuất khẩu. Dưới đây là quy trình đăng ký mã số mã vạch sản phẩm tại Việt Nam theo đúng quy định hiện hành:
Bước 1: Xác định gói mã vạch phù hợp
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định quy mô sản phẩm để lựa chọn gói mã số phù hợp. Hiện nay, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cung cấp 4 mức mã số dựa theo số lượng sản phẩm cần định danh:
- Mã 10 số – cấp cho tối đa 100 sản phẩm.
- Mã 9 số – cấp cho tối đa 1.000 sản phẩm.
- Mã 8 số – cấp cho tối đa 10.000 sản phẩm.
- Mã 7 số – cấp cho tối đa 100.000 sản phẩm.
– Việc lựa chọn đúng gói mã số sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tránh phát sinh trong quá trình mở rộng danh mục sản phẩm sau này.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Theo quy định tại Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:
- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 12 (ban hành kèm theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP).
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức không có đăng ký kinh doanh).
Lưu ý: Khi sử dụng dịch vụ tại các đơn vị được ủy quyền, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ soạn thảo đầy đủ hồ sơ để ký duyệt một lần duy nhất.
Bước 3: Tạo tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống GS1
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tài khoản và kê khai thông tin tổ chức/doanh nghiệp trên hệ thống quản lý mã số mã vạch quốc gia tại địa chỉ: https://vnpc.gs1.gov.vn/
Thông tin kê khai bao gồm:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ;
- Người đại diện pháp luật;
- Người được ủy quyền thực hiện hồ sơ (nếu có).
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
- Nộp hồ sơ online qua:
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Cổng dịch vụ công Bộ Khoa học & Công nghệ.
– Việc nộp online sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời theo dõi tiến độ xử lý thuận tiện hơn.
Bước 5: Tiếp nhận – thẩm định hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia sẽ tiến hành thẩm định trong thời gian từ 5 – 7 ngày làm việc:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Mã số được cấp và doanh nghiệp có thể sử dụng ngay.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai sót: Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia sẽ có văn bản yêu cầu chỉnh sửa – bổ sung. Doanh nghiệp cần phản hồi và nộp lại trong vòng 05 ngày làm việc để không bị gián đoạn quá trình cấp mã.
Bước 6: Kê khai thông tin sản phẩm
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, tổ chức, cá nhân sử dụng mã số có tiền tố quốc gia “893” phải kê khai và cập nhật thông tin sản phẩm tại hệ thống GS1. Thông tin cần kê khai bao gồm:
- GTIN: Mã số sản phẩm toàn cầu;
- Tên sản phẩm, thương hiệu;
- Mô tả sản phẩm;
- Tên doanh nghiệp, thị trường phân phối;
- Hình ảnh minh họa;
- Nhóm sản phẩm tương ứng.
– Việc kê khai này là bắt buộc và là cơ sở để mã vạch chính thức được xác nhận trong hệ thống quốc gia.
Bước 7: Cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch
Sau khi hoàn tất bước kê khai, trong vòng 30 ngày làm việc, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia sẽ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này có hiệu lực trong vòng 03 năm và có thể gia hạn tiếp sau mỗi chu kỳ.
Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện gia hạn đúng thời hạn để tránh tình trạng bị thu hồi mã số hoặc gián đoạn quá trình lưu thông sản phẩm.
Trên đây là phần phản hồi pháp lý của Phan Law Vietnam xin được thông tin đến Quý Khách hàng. Nếu còn vướng mắc hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý Khách hàng vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được giải đáp.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư
