Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, thường gặp không ít khó khăn trong quá trình đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, xác định đối tượng đến việc tuân thủ thời hạn, mọi thứ đều đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng. Vậy, đâu là những lưu ý “vàng” khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp để vượt qua những thách thức này một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Đối tượng nào cần tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?
Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động. Có 3 nhóm đối tượng sau phải đóng BHXH, bao gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng;
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
Theo quy định, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc kể từ ngày chính thức tuyển dụng.
Khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH cấp quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh, sẽ được cấp một mã đơn vị riêng biệt để phục vụ công tác quản lý của cơ quan BHXH trên địa bàn.
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở sang địa bàn hành chính khác quận, huyện hoặc tỉnh, đơn vị phải thực hiện thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH cho toàn bộ người lao động. Sau đó, tại địa bàn mới, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký và xin cấp mã đơn vị BHXH mới, đồng thời nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu theo quy định.
Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp chịu sự quản lý trực tiếp của cơ quan BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thủ tục này chỉ áp dụng khi có sự thay đổi về địa bàn cấp tỉnh, trong phạm vi cùng tỉnh hoặc thành phố thì không yêu cầu thực hiện lại.
Sau khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo tăng lao động, đối với những người lao động đã có sổ BHXH, cơ quan BHXH sẽ chỉ cấp thẻ bảo hiểm y tế. Trường hợp người lao động bị mất sổ BHXH, doanh nghiệp cần hoàn thiện thêm hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH trước khi hồ sơ báo tăng lao động được phê duyệt.
Xem thêm: Chế độ bảo hiểm xã hội đối với lao động nữ mang thai hộ từ tháng 7/2025
Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội gồm các giấy tờ sau:
Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS);
- Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
- Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
- Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Bước 1: Xin cấp mã đơn vị BHXH:
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH theo một trong hai hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp quận, huyện hoặc thành phố.
- Nộp trực tuyến:
- Cách 1: Sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử: Doanh nghiệp cài đặt phần mềm kê khai BHXH của các nhà cung cấp được chứng nhận (ví dụ: VIETTEL, VNPT, BKAV), điền thông tin đăng ký mã đơn vị và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để xác thực và gửi hồ sơ.
- Cách 2: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam: Doanh nghiệp truy cập website chính thức của BHXH Việt Nam và thực hiện đăng ký mã đơn vị trực tuyến, đồng thời theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ (hình thức này đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều tỉnh thành, ví dụ như TP. Hồ Chí Minh).
Thời gian giải quyết: Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp trong thời gian tối đa 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian này thường dao động từ 1 đến 2 ngày.
Lưu ý: Tại một số tỉnh, thành phố, sau khi hoàn tất đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp vẫn cần nộp bổ sung hồ sơ bản giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH. Hồ sơ bản giấy thường bao gồm: Mẫu TK3-TS và bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu quy định cụ thể của cơ quan BHXH tại địa phương mình.
Bước 2: Báo tăng lao động:
Sau khi đã được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp tiến hành thủ tục báo tăng lao động cho nhân viên tham gia BHXH. Doanh nghiệp có thể thực hiện nghiệp vụ này theo các hình thức sau:
- Sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử: Đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký trên phần mềm và thực hiện khai báo thông tin báo tăng lao động.
- Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam: Đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký trên website BHXH Việt Nam và thực hiện khai báo báo tăng lao động trực tuyến.
- Nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH: Chuẩn bị hồ sơ báo tăng lao động theo quy định và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý.
Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục báo tăng và thực hiện đóng tiền BHXH cho người lao động, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động trong khoảng 5 ngày làm việc.
Lưu ý: Đối với trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu, có thể kết hợp hồ sơ xin cấp mã đơn vị (bước 1) và hồ sơ báo tăng lao động (bước 2) thành một lần nộp. Tuy nhiên, cần đảm bảo đính kèm bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của từng người lao động tham gia BHXH trong bộ hồ sơ này.
Trên đây là phần giải đáp pháp lý của Phan Law Vietnam. Nếu còn băn khoăn hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý Khách hàng vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được giải đáp.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư
