Trong thời đại kinh tế số, mã vạch sản phẩm không chỉ là công cụ quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn là “tấm hộ chiếu” giúp sản phẩm tiếp cận thị trường rộng lớn hơn, đặc biệt là kênh siêu thị và xuất khẩu. Tuy nhiên, để mã vạch được công nhận và sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm theo quy định.
Mã vạch sản phẩm là gì?
Mã vạch sản phẩm (tiếng Anh: Barcode) là một dãy ký hiệu gồm các vạch đen, vạch trắng và dãy số được sắp xếp theo nguyên tắc mã hóa thống nhất, giúp máy quét (scanner) nhận diện và truy xuất thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác.
Về bản chất, mã vạch là phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới dạng ký hiệu quang học, liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu của nhà sản xuất hoặc đơn vị quản lý, từ đó cho phép xác định rõ tên sản phẩm, đơn vị sản xuất, nguồn gốc xuất xứ, lô hàng và các thông tin liên quan.
Đăng ký mã số, mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:
- Khẳng định tính hợp pháp và uy tín sản phẩm: Việc đăng ký mã số, mã vạch với Uỷ ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đồng nghĩa với việc sản phẩm được ghi nhận chính thức trong hệ thống dữ liệu GS1 Việt Nam và GS1 toàn cầu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa và khẳng định uy tín với đối tác, khách hàng.
- Tối ưu hóa quản lý hàng hóa và kho vận: Mã vạch cho phép doanh nghiệp ứng dụng công nghệ quét và phần mềm quản lý để kiểm kê, xuất – nhập hàng hóa nhanh chóng, giảm thiểu sai sót thủ công, tối ưu vòng quay hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
- Đáp ứng yêu cầu phân phối trong hệ thống bán lẻ: Phần lớn siêu thị, trung tâm thương mại và sàn thương mại điện tử đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ mới được đưa vào hệ thống. Đăng ký mã vạch giúp doanh nghiệp mở rộng kênh phân phối, dễ dàng tiếp cận thị trường trong và ngoài nước.
- Hỗ trợ xuất khẩu và hội nhập quốc tế: Mã vạch được cấp theo tiêu chuẩn GS1 có thể sử dụng tại hơn 100 quốc gia thành viên. Điều này giúp hàng hóa Việt Nam thuận lợi khi xuất khẩu, giảm chi phí dán nhãn lại và đáp ứng quy định truy xuất nguồn gốc của các thị trường khó tính như EU, Mỹ, Nhật Bản.
- Góp phần chống hàng giả, bảo vệ thương hiệu: Mã số, mã vạch hợp pháp kết hợp với tem chống giả và hệ thống truy xuất nguồn gốc điện tử giúp cơ quan quản lý, đối tác và người tiêu dùng nhận diện nhanh hàng thật – hàng giả, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trước hành vi làm nhái, xâm phạm thương hiệu.
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm
Tại Việt Nam, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ và là cơ quan có thẩm quyền cấp và quản lý mã số, mã vạch quốc gia (GS1 Việt Nam). Doanh nghiệp muốn sử dụng mã vạch cho sản phẩm của mình cần tiến hành thủ tục đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại cơ quan này.
Về thực tế, quy trình đăng ký mã số, mã vạch sản phẩm tại GS1 Việt Nam sẽ được triển khai như sau:
Bước 1: Lựa chọn gói mã số phù hợp
Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần xác định số lượng sản phẩm dự kiến lưu hành để lựa chọn gói mã số phù hợp. Hiện nay, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cung cấp 04 gói:
- Mã 10 số: áp dụng cho tối đa 100 sản phẩm;
- Mã 9 số: áp dụng cho tối đa 1.000 sản phẩm;
- Mã 8 số: áp dụng cho tối đa 10.000 sản phẩm;
- Mã 7 số: áp dụng cho tối đa 100.000 sản phẩm.
Việc xác định đúng gói mã giúp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro khi doanh nghiệp mở rộng danh mục hàng hóa trong tương lai.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Căn cứ Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch gồm:
- Đơn đăng ký theo Mẫu số 12 ban hành kèm Nghị định 13/2022/NĐ-CP;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức không có đăng ký kinh doanh).
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đơn vị được ủy quyền, hồ sơ có thể được hỗ trợ soạn thảo đầy đủ, doanh nghiệp chỉ cần ký và đóng dấu xác nhận.
Bước 3: Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống GS1
Doanh nghiệp cần tạo tài khoản và kê khai thông tin trên hệ thống quản lý mã số, mã vạch quốc gia tại địa chỉ https://vnpc.gs1.gov.vn. Thông tin kê khai bao gồm:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có).
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký
Có hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia;
- Nộp trực tuyến thông qua: Cổng Dịch vụ công Quốc gia; hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Khoa học và Công nghệ.
Hình thức trực tuyến thường được khuyến nghị để tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong việc theo dõi tiến độ xử lý.
Bước 5: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ
Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: doanh nghiệp sẽ được cấp mã số để sử dụng ngay;
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc có sai sót: cơ quan tiếp nhận sẽ ra thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung. Doanh nghiệp cần hoàn thiện trong thời hạn 05 ngày làm việc để tránh gián đoạn quá trình xử lý.
Bước 6: Kê khai thông tin sản phẩm
Theo Khoản 3, Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, các tổ chức, cá nhân sử dụng mã số mang tiền tố quốc gia “893” có nghĩa vụ kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm trên hệ thống GS1, bao gồm:
- GTIN (Mã số sản phẩm toàn cầu);
- Tên sản phẩm, thương hiệu;
- Mô tả chi tiết;
- Tên doanh nghiệp, thị trường tiêu thụ;
- Hình ảnh minh họa;
- Nhóm sản phẩm tương ứng.
Việc kê khai này là bắt buộc và là cơ sở để mã vạch được công nhận chính thức trong hệ thống quốc gia.
Bước 7: Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch
Trong vòng 30 ngày kể từ khi hoàn tất kê khai, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận có thời hạn 03 năm;
- Doanh nghiệp có thể tiến hành gia hạn theo chu kỳ để tiếp tục duy trì hiệu lực.
Việc gia hạn cần thực hiện đúng thời hạn, nhằm tránh bị thu hồi mã số hoặc làm gián đoạn quá trình lưu hành sản phẩm trên thị trường.
Trên đây là phần phản hồi pháp lý của Phan Law Vietnam xin được thông tin đến Quý Khách hàng. Nếu còn vướng mắc hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý Khách hàng vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được giải đáp.
PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư
