Thành lập công ty mới cần làm những gì?

Hàng năm có hàng nghìn doanh nghiệp mới được thành lập tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải tất cả đều thành công. Một trong những lý do chính là nhiều người khởi nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu. Vừa mới thành lập công ty mới, bạn đã có giấy phép kinh doanh trong tay. Vậy bước tiếp theo là gì? Cùng tìm hiểu những thủ tục cần thiết để doanh nghiệp bắt đầu hoạt động một cách hợp pháp.

Đăng công bố thành lập công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi thành lập công ty mới, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải công bố thông tin doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc công bố này nhằm đảm bảo tính minh bạch và giúp các cơ quan quản lý, đối tác, cũng như công chúng có thể dễ dàng truy cập thông tin về doanh nghiệp.

Khi thành lập công ty mới xong, bạn phải hoàn thành thủ tục công bố thông tin trong vòng 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm toàn bộ thông tin đã được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, như tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ,…

Mức phí công bố thông tin doanh nghiệp được quy định bởi Bộ Tài chính và hiện nay là 300.000 đồng/lần công bố. Doanh nghiệp cần thanh toán đầy đủ phí công bố trước khi thủ tục được hoàn tất.

Lưu ý quan trọng: Công ty cần lưu giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến thủ tục công bố thông tin như biên lai thu phí, phiếu xác nhận thanh toán,… để làm bằng chứng trong quá trình hoạt động. Việc không thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục công bố thông tin có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý.

Khắc con dấu công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế và sử dụng con dấu. Khác với trước đây, doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thủ tục hành chính.

Mặc dù được tự do thiết kế, con dấu của doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ một số quy định nhất định. Cụ thể, trên con dấu phải thể hiện đầy đủ và rõ ràng hai thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp: Phải trùng khớp với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Mã số thuế: Là mã số thuế đã được cấp cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính nghiêm túc và đúng pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng những hình ảnh, ngôn ngữ sau trên con dấu:

• Biểu tượng nhà nước: Quốc kỳ, quốc huy, tên nước Việt Nam.
• Biểu tượng của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội: Các hình ảnh, biểu tượng, tên gọi liên quan đến các cơ quan này.
• Nội dung vi phạm thuần phong mỹ tục: Những hình ảnh, ngôn ngữ trái với đạo đức xã hội và truyền thống văn hóa của dân tộc.

Việc đảm bảo tính hợp pháp của con dấu là trách nhiệm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tự kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung trên con dấu.

Mở tài khoản ngân hàng của công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, công ty cần tiến hành việc mở tài khoản ngân hàng. Tài khoản ngân hàng không chỉ là công cụ để thực hiện các giao dịch thanh toán mà còn là bằng chứng chứng minh các khoản chi tiêu của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản chi trên 20 triệu đồng. Đây sẽ là căn cứ trong việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

• Thanh toán các khoản nợ: Tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng thanh toán các khoản nợ như tiền hàng, tiền dịch vụ, tiền thuế, tiền lương,…
• Kiểm soát dòng tiền: Việc theo dõi các giao dịch qua tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
• Tăng tính minh bạch: Các giao dịch qua ngân hàng đều được ghi nhận rõ ràng, tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thực hiện các nghĩa vụ thuế: Theo quy định hiện hành, các khoản thuế của doanh nghiệp chủ yếu được nộp qua ngân hàng.

Để mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu của ngân hàng, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật.
• Các giấy tờ khác (nếu có).

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ được cấp một tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch.

Theo quy định hiện hành, để đơn giản hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp sẽ không còn phải đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.

Lưu ý khi mở tài khoản ngân hàng

• Doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản tại các ngân hàng khác nhau để đáp ứng nhu cầu sử dụng.
• Nên chọn ngân hàng uy tín, có nhiều dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp và phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần bảo mật thông tin về tài khoản ngân hàng để tránh rủi ro mất mát.

Mua chữ ký số và đăng ký thuế điện tử ban đầu

Chữ ký số là một xu hướng mới đối với các doanh nghiệp trong thời đại số. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật, cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện. Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể dễ dàng kê khai thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đấu thầu điện tử,…

Sau khi mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp như Viettel, FPT, BKAV, CA2, Safe-CA…, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau để đăng ký và sử dụng chữ ký số cho việc nộp thuế điện tử:

• Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
• Truy cập vào cổng thông tin thuế điện tử, đăng ký tài khoản và liên kết với chữ ký số đã mua.
• Cấu hình chữ ký số trong phần mềm quản lý để sử dụng cho các giao dịch điện tử.
• Sử dụng phần mềm quản lý thuế điện tử để kê khai các báo cáo thuế và thực hiện nộp thuế trực tuyến.

Việc tiếp theo đó là bổ nhiệm kế toán trưởng và lựa chọn chế độ kế toán. Kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm về việc quản lý tài chính, lập báo cáo kế toán và thực hiện các thủ tục thuế.

• Doanh nghiệp cần ban hành quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng và thông báo cho cơ quan thuế.
• Dựa trên quy mô, ngành nghề và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn chế độ kế toán phù hợp. Các chế độ kế toán phổ biến hiện nay gồm:
  • Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.
  • Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
• Nếu có nhu cầu thay đổi chế độ kế toán, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế và thực hiện theo đúng quy định.

Hồ sơ khai thuế ban đầu bao gồm các giấy tờ sau:

• Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định bổ nhiệm người phụ trách kế toán của doanh nghiệp.
• Giấy tờ chứng minh đã đăng ký tài khoản thuế điện tử và liên kết với chữ ký số.
• Giấy tờ thể hiện phương pháp trích khấu hao tài sản cố định mà doanh nghiệp lựa chọn.
• Giấy tờ thể hiện chế độ kế toán và hình thức sử dụng hóa đơn mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
• Mẫu biểu do cơ quan thuế cung cấp.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu có bất kỳ khó khăn hoặc vướng mắc nào, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn và hỗ trợ.
• Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ kế toán riêng, có thể thuê dịch vụ kế toán từ các công ty kế toán để đảm bảo việc kê khai thuế được thực hiện chính xác và đúng quy định.

Nộp tờ khai lệ phí môn bài

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu doanh nghiệp có các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện tại cùng địa phương cấp tỉnh thì cũng phải nộp lệ phí môn bài cho các đơn vị này. Trường hợp các đơn vị phụ thuộc hoạt động tại địa phương khác thì sẽ tự nộp lệ phí môn bài tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của địa phương đó.

Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30 tháng 1 hàng năm. Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập.

Mức lệ phí môn bài được quy định cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp chính:
  • Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
  • Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện: 1.000.000 đồng/năm.  

Nếu doanh nghiệp chậm nộp lệ phí môn bài sẽ phải chịu mức phạt bằng 0,03% số tiền lệ phí chậm nộp nhân với số ngày chậm nộp.

Khai thuế giá trị gia tăng và các thuế khác

Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần quyết định phương pháp tính thuế GTGT phù hợp. Có hai phương pháp chính:

• Doanh nghiệp tính thuế GTGT bằng cách nhân doanh thu với một tỷ lệ phần trăm nhất định. Phương pháp trực tiếp này thường đơn giản và phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ.
• Doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào (thuế đã nộp khi mua hàng hóa, dịch vụ) vào thuế đầu ra (thuế thu được khi bán hàng hóa, dịch vụ). Phương pháp khấu trừ phức tạp hơn nhưng lại mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và có nhiều giao dịch mua bán.

Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và đặc điểm của các giao dịch.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải kê khai thuế TNDN theo định kỳ. Cụ thể:

• Vào cuối năm, doanh nghiệp phải tổng hợp các số liệu kế toán và lập tờ khai quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp có thay đổi về vốn điều lệ, sáp nhập hoặc giải thể, doanh nghiệp phải kê khai quyết toán trước thời hạn
• Doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý, dù có phát sinh lợi nhuận hay không. Điều này giúp cơ quan thuế có thể theo dõi và quản lý thuế một cách hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp có trả lương, thưởng hoặc các khoản thu nhập khác cho người lao động, doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế TNCN thay cho người lao động.

• Tùy thuộc vào tổng số thuế TNCN phải nộp trong tháng, doanh nghiệp có thể lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý.
• Cuối năm, doanh nghiệp phải tổng hợp và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN.

Lưu ý:

• Hóa đơn là căn cứ quan trọng để tính toán và kê khai thuế. Công ty cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn mua vào và bán ra.
• Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý số liệu kế toán và thực hiện kê khai thuế một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán hoặc luật sư.

Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn

Việc tham gia bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ pháp lý của mọi doanh nghiệp sử dụng lao động. Khi thành lập doanh nghiệp, bạn cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động. Bảo hiểm xã hội mang lại nhiều lợi ích cho người lao động như hưởng lương hưu, trợ cấp thất nghiệp, bảo hiểm y tế,… Ngoài bảo hiểm xã hội bắt buộc, doanh nghiệp có thể tham gia các loại hình bảo hiểm tự nguyện khác để nâng cao phúc lợi cho người lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng nội quy lao động – một văn bản quy phạm pháp luật nội bộ của doanh nghiệp, quy định các quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Việc xây dựng và ban hành nội quy lao động giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo kỷ luật lao động.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Giải quyết các tranh chấp lao động một cách hòa bình.

Nếu doanh nghiệp có trên 10 người lao động, việc thành lập công đoàn là rất cần thiết. Công đoàn sẽ đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa người lao động và người quản lý.

Trên đây là tư vấn của Phan Law Vietnam xin được thông tin đến Quý khách. Nếu còn vướng mắc hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác Quý khách vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để có thể được giải đáp nhanh nhất.

PHAN LAW VIETNAM
Hotline: 0794.80.8888 
Email: info@phan.vn
Liên hệ Văn phòng Luật Sư